Sections and articles

Fromni (Imobis). Enabling integration with Shelter CLOUD

Enabling integration

1. First of all, register on the Fromni service using link.

2. In your personal account, go to the tabApplications and select Shelter.

3. You will see the Settings tab.

Insert the Shelter key here. You can get the key by contacting Shelter technical support with a request to send API token (Shelter CLOUD API) for integration with Fromni.



If everything is correct, then in the window that appears, you will need to select the period for which the application will request available reservations from Shelter and process them.



After the initial download of your bookings, the application opens with the following tabs: Channels, Notifications, Statistics and Settings.



Channels tab

In this tab, you can add all the necessary channels through which the message will be sent in a cascade.



If there are no connections in the selected channel, it will say No connections. Connect.

After clicking on Connect a page opens where you need to connect the required channel. Read more about which channels are available in Fromni here.



After connecting the channel, you need to return to the application page and click Update connections. The received channel will become available.



In the fieldYou must set a time limit to wait for the message to be delivered.

If the message is not delivered to the user in the current channel during this time, it will be sent through the next cascade channel.

Using the arrows, you can change the channel order, and using the red urn button, you can delete the channel.

After defining the cascade of channels, press Save and go to the next tab Notifications.


Notifications tab

In this tab, you can create, pause/resume, and delete automatic mailings for clients.



To create an automatic newsletter, click Create a notification.

There will be five items in the new window that need to be filled in:

1. The name of the notification.

Here you need to specify the name of the mailing list, so that it can then be found in the list on the main page. Please note that the name should be no more than 60 characters long.



2. Message settings.

You can either select a template or set the text manually for each channel connected on the channels.



If you already have a template created in Fromni, you can select it by going to the Template tab. Please note that for the template to work correctly, it must have text for all channels connected in the tab.Channels.

Read more about creating templates in Fromni instructions.

Manually adjust the text. In this case, go to the tab.Text notification and select one of the options for each channel:

- send your text.

- do not send anything.



If is selectedSend your text you will have a text editor where you need to enter a message for clients. You can add variables, emoticons, and attachments to the message, as well as format the text (if available for a specific channel).



1 - text input window;

2 - text formatting;

3 - variables;

4 - emojis;

5 - attachments.

3. Sending condition.

At this step, you need to select the condition and time when the message should be sent.

At the moment, we support the following types of conditions::

- Before arrival

- After arrival

- Before departure

- After departure

- Event



There are also three types of events:

- status change to the set one;

- cancellation of the reservation;

- change of arrival/departure date.



Important: It takes up to 10 minutes for data exchange systems. If a reservation is created and its status changes within a few minutes, the message with the condition Status has become ... may not be sent. To change the booking status, it is better to wait 10 minutes after making a reservation.

4. Additional settings.

In this block, you can set up additional filters for bookings. In this case, the mailings will be sent only to those customers whose reservations meet the conditions.:

- Total is the total cost of the room and services.

- Room type.

- Room number.


The Bot Assistant tab

Follow the link: https://shelter.fromni.com/assistants

For the optionCollecting reviews click Connect.

In the window that opens, you need to configure the bot, there are four steps for this.

Step 1: Set the time for sending the notification.

Here you need to set the time after check-out when the guest will receive the first message. Please note that check-out is considered the time that is indicated as the check-out time in the booking.



Step 2: Select the channels and their connections, and set their order.

You can use the arrows to adjust the order of channels in the cascade, and use the trash can to delete a channel.



Step 3: Set up notification text templates in various channels.

At this stage, you need to set the text for all the channels selected in the previous paragraph.



1 - Text formatting: bold, italics, strikethrough (not available in all channels).

2 - add a variable (patient's name, doctor's name, etc.).

3 - insert a smiley face.

4 - attach an attachment (picture, file, etc.).


Important: Note that the variables in the text are highlighted with a grid. The grids themselves and the text inside do not need to be changed or deleted!



Templates can be changed to suit your taste, the main thing is:

- do not change the logic in messengers: 5,4 - positive reviews, after which the bot will prompt the client to leave a review on the necessary resources, 1,2,3 - negative reviews, after which you will receive an email with an assessment and feedback from the client.

- and for the SMS channel, do not remove the #FROMNI_WEBCHAT_LINK# variable.

Step 4: Other. Contact information.

At this stage, enter:

- the phone number that the bot assistant will prompt the patient if he has any additional questions.

is the email address to which the message will be sent in case of a negative review.

is a link for reviews that the bot will send to the guest in case of a positive rating so that the guest can leave a positive review on this resource.



After entering all the necessary data, press Save and you will see that the Bot Assistant is enabled.


Statistics tab

Displays all the messages that were sent through the App.

Here it is possible to filter shipments by all columns, as well as by the date of shipments.


The Settings tab

Contains information about integration.

This tab includes two sections:

- Settings.

- Initial upload.

Settings are the data used when the integration was first enabled.

When you click on Save Settings, all the data in the application will be updated. For example, if you have created or deleted a room type in your hotel.

Primary unloading is an opportunity to unload transactions for a certain period.

As a result of this operation, booking data with creation dates that fall within the specified range will be uploaded and recorded in the application database. Transactions will be created based on the uploaded data in the Fromni account. If the primary upload is repeated, the data and transactions uploaded and created during the previous primary upload will be deleted.

If you have any questions about the interface, please follow the link:

https://mobisimobisxyz.bitrix24.ru/online/undefined

https://t.me/Imobis_CS_bot


Описание

Fromni — это платформа для автоматизации коммуникаций с гостями, которая позволяет настраивать и управлять рассылками уведомлений, сбором отзывов и другими взаимодействиями через различные каналы связи, такие как WhatsApp, Telegram, SMS, Viber и электронная почта.

Интеграция Shelter Cloud с сервисом Fromni (Imobis) позволяет:

  • Автоматизировать уведомления: Отправлять гостям сообщения о предстоящем заезде, выезде, изменении статуса бронирования и других событиях без ручного вмешательства.

  • Внедрить каскадную отправку: Настроить цепочку каналов связи (например, сначала WhatsApp, если не доставлено — тогда SMS), чтобы гарантированно доносить информацию до гостя.

  • Собирать отзывы: Автоматически запрашивать обратную связь после выезда гостя, повышая лояльность и улучшая сервис.

  • Персонализировать общение: Использовать данные из Shelter (имя гостя, даты бронирования, номер) для создания персональных сообщений.

Начало работы: Регистрация и подключение

  1. Зарегистрируйтесь на сервисе Fromni.

  2. В личном кабинете Fromni перейдите во вкладку Приложения и выберите Shelter.

  3. Откроется вкладка Настройки. Вставьте в соответствующее поле ваш API-токен Shelter CLOUD.

Как получить токен? Обратитесь в техническую поддержку Shelter с запросом предоставления API-token (Shelter CLOUD API) для интеграции с Fromni.

После успешного ввода токена система предложит выбрать период для первичной загрузки бронирований из Shelter. После обработки данных откроется интерфейс приложения со следующими вкладками: Каналы, Уведомления, Бот-ассистент, Статистика и Настройки.

Настройка каналов связи

Во вкладке Каналы настраивается каскадная отправка сообщений.

  1. Нажмите Добавить канал. Если канал не подключен, появится статус Нет подключений. Подключить.

  2. Нажмите Подключить и выполните настройку выбранного канала (WhatsApp, Telegram, SMS и т.д.). Список доступных каналов и инструкции по их подключению можно найти здесь.

  3. После подключения вернитесь в приложение и нажмите Обновить подключения. Канал станет доступен для настройки.

  4. Для каждого канала в каскаде укажите Ожидать доставку сообщения — время, по истечении которого, если сообщение не доставлено, оно будет отправлено через следующий канал.

  5. С помощью стрелок установите приоритет каналов. Удалить канал из цепочки можно кнопкой с изображением урны.

  6. Нажмите Сохранить.

Настройка автоматических уведомлений

Вкладка Уведомления позволяет создавать и управлять автоматическими рассылками.

Чтобы создать уведомление:

Нажмите Создать уведомление. Выполните 4 шага:

Шаг 1: Название уведомления

  • Придумайте название (максимум 60 символов) для идентификации рассылки в списке.

Шаг 2: Настройки сообщения

  • Вариант 1: Использовать шаблон. Выберите готовый шаблон, созданный во Fromni. Убедитесь, что в нем есть текст для всех каналов, добавленных в каскад. Подробнее о шаблонах см. здесь.

  • Вариант 2: Настроить вручную. Перейдите во вкладку Текстовое уведомление. Для каждого канала выберите Отправить свой текст или Ничего не отправлять.

    В текстовом редакторе можно:

    • Ввести сообщение (1).

    • Отформатировать текст (2) (если поддерживается каналом).

    • Добавить переменные (3) (например, #GUEST_NAME#).

    • Вставить смайлы (4) или вложения (5).

Шаг 3: Условие отправки

Выберите триггер и время отправки:

  • До/после приезда.
  • До/после выезда.

  • Событие (смена статуса, аннулирование брони, изменение дат).

Важно: Изменения статуса бронирования лучше вносить не ранее, чем через 10 минут после ее создания, чтобы избежать сбоев в отправке.

Шаг 4: Дополнительные настройки

При необходимости задайте фильтры для бронирований:

  • по общей стоимости («Итого»);

  • типу номера;

  • номеру помещения.

Настройка Бот-ассистента для сбора отзывов

  1. Перейдите по ссылке.

  2. Для варианта Сбор отзывов нажмите Подключить.

Настройка проходит в 4 шага:

  • Шаг 1: Время отправки. Укажите, через какое время после времени выезда, указанного в бронировании, гостю будет отправлено первое сообщение.

  • Шаг 2: Выбор каналов. Настройте каскад каналов для отправки, используя стрелки для приоритета и урну для удаления.

    Каскад — это такой формат отправки сообщений, в котором: • если сообщение не дойдет до получателя в первом канале, оно будет отправлено во втором; • если не дойдет во втором, отправится в следующем и т.д.

  • Шаг 3: Шаблоны сообщений. Настройте текст для каждого канала.

    • Используйте панель редактора для форматирования (1), добавления переменных (2), смайлов (3) и вложений (4).

      Важно: Не изменяйте и не удаляйте переменные, выделенные решеткой (например, #VARIABLE#).

    • Для мессенджеров сохраняйте логику: оценки 5 и 4 ведут к запросу отзыва на внешних ресурсах, а 1, 2 и 3 — к отправке отзыва вам на email.

    • Для SMS не удаляйте переменную #FROMNI_WEBCHAT_LINK#.

  • Шаг 4: Контактная информация.

    • Укажите номер телефона для обратной связи с гостем.

    • Введите email для получения негативных отзывов.

    • Укажите ссылку, куда бот направит гостя для оставления положительного отзыва.

Нажмите Сохранить. Бот-ассистент будет подключен.

Статистика и настройки

  • Вкладка Статистика: Здесь отображается история всех отправленных сообщений с возможностью фильтрации по всем столбцам и дате.

  • Вкладка Настройки содержит два раздела:

    • Настройки: Здесь хранятся данные интеграции. Кнопка Сохранить настройки обновляет данные в приложении (например, при изменении типов помещений в Shelter).

    • Первичная выгрузка: Позволяет загрузить выгрузить данные бронирований за выбранный период и записать их в базу данных приложения.

      Важно: Повторная выгрузка за тот же период приведет к удалению предыдущих данных и сделок в Fromni.

Поддержка

По вопросам работы с приложением обращайтесь:

Table of contents