Group and corporate bookings

Создание, изменение, удаление группового или корпоративного бронирования осуществляется в модуле «Бронирование». Групповая или корпоративная брони создаются по одному и тому же алгоритму, разница лишь в наименовании для удобства сортировки бронирований. Например, создание групповых бронирований может осуществляться отделом бронирования, а корпоративных – коммерческим. Либо корпоративные брони можно использовать для прикрепления к ним мероприятий.
 
Для создания группового бронирования откройте службу бронирования и используйте кнопку «Создать –> Групповая бронь» на панели инструментов.

 
В открывшемся окне необходимо сначала внести общие данные по брони слева, сохранить бронь, а затем перейти к добавлению заездов.

Описание полей:
«Организация-собственник» - наименование организации-собственника, выбранного по умолчанию.
«Номер брони» - номер брони создаётся автоматически после сохранения брони.
«Номер заказа» - номер заказа создаётся автоматически после сохранения брони.
«Тип брони» - групповая или корпоративная (по умолчанию групповая).
«Статус брони» - гарантированная, негарантированная, лист ожидания, предварительная заявка (по умолчанию гарантированная, при необходимости можно изменить «Настройки –> Настройки системы –> Значения по умолчанию –> Статус брони по умолчанию»). В статусах «Лист ожидания» и «Предварительная заявка» нельзя присвоить номер комнаты, чтобы присвоить номер комнаты изменить статус на «Гарантированная» или «Негарантированная».
«Заезд», «Выезд» - даты/время заезда/выезда. Если в рамках одной брони гости заезжают/выезжают в разные дни/время, то дата и время заезда должны быть по первому гостю, а дата и время выезда по последнему.
«Ночей» - количество ночей рассчитывается автоматически при выборе дат заезда/выезда. Для изменения даты выезда количество ночей можно проставить вручную.
«Заказчик» - организация-заказчик (физическое или юридическое лицо), на которую бронируют номера. Если в карточке организации создан договор, то при необходимости его можно добавить в бронь, если договор используется по умолчанию, то он добавится автоматически. Если в карточке организации добавлено контактное лицо с телефоном и эл. почтой, то оно добавятся автоматически.
«Плательщик» - организация-плательщик, которая будет оплачивать бронь. На организацию-плательщика по умолчанию выставляется счёт по брони.
«Турагент» - организация-турагент.
«Агент» - организация-агент.
«Скидка» - скидка для всей групповой брони (если скидка должна действовать только на заезд или заявку, то её необходимо проставить там).
«Схема трансфера» - автоматический перенос услуг с одного фолио на другое (по умолчанию отсутствует). Какие именно услуги подлежат переносу настраивается в справочниках («Настройки –> Справочники –> Тарифы –> Схемы трансферов»).
- «ОТСТУТСТВУЕТ» - все услуги по тарифу начисляются на фолио поселения, гость оплачивает услуги сам.
- «ПРОЖИВАНИЕ» - все услуги по тарифу начисляются на фолио поселения, а после выезда все услуги, которые находятся в этой схеме, автоматически переносятся на фолио группы для оплаты организацией.
- «ВСЕ УСЛУГИ» - все услуги начисляются на фолио поселения, а после выезда автоматически переносятся на фолио группы для оплаты организацией.
«Тип оплаты» - тип оплаты, который будет отображаться при проведении оплаты на фолио поселения (по умолчанию наличные, при необходимости можно изменить «Настройки –> Настройки системы –> Значения по умолчанию –> Тип оплаты»). Тип оплаты также может быть изменён при выборе организации, у которой добавлен тип оплаты по умолчанию.
«Сегмент рынка» - выбирается сегмент для сбора статистики – индивидуалы, группа, семья (при необходимости справочник можно изменить «Настройки –> Справочники –> Справочники –> Сегменты рынка»).
«Источники информации» - выбирается источник для сбора статистики – тур. фирмы, отработанные контакты, реклама (при необходимости справочник можно изменить «Настройки –> Справочники –> Справочники –> Источники информации»).
«Дополнительно» - индивидуальные параметры брони – страна, контактное лица, примечание, цвет брони на шахматке.
 
Далее необходимо создать заезд с помощью кнопки «Добавить» на панели инструментов или в контекстном меню.

 
В открывшемся окне заезда необходимо заполнить параметры заезда – дату/время заезда/выезда, количество гостей, тип номера и тариф. Заполните необходимые поля и сохраните карточку заезда.

Если необходимо гостей разместить не номером, а местами, то необходимо изменить тип размещение на «Место». Если необходимо забронировать несколько номеров с одинаковыми параметрами, то заполните карточку заезда, а в поле «Заявок» укажите сколько номеров необходимо забронировать, на скрине в данному поле указано 2, это означает, что будет забронировано 2 номера по 1 гостю в каждом.
 
После сохранения в карточке групповой брони заезд будет выглядеть следующим образом:

Заезд выделен серым цветом.
 
Далее заезд необходимо распределить, то есть создать заявку. Создать заявку – отобразить бронь на шахматке. Для распределения заезда используйте кнопку «Распределить». После распределения заезда по заявкам программа предложит присвоить номера комнат автоматически.

Если необходимо выбрать определённые номера, то нажмите «Нет» и присвойте номера комнат вручную.
 
Распределённый заезд выглядит следующим образом:

Заявки выделены зелёным цветом.
 
Если номера не были присвоены автоматически, то выберите номер комнаты вручную для каждой заявки.

 
Если на момент бронирования известны ФИО гостей и номера комнат для этих гостей, то можно вписать их в каждую заявку, для этого необходимо или открыть саму заявку, или развернуть её, и вписать ФИО гостя.

 
ФИО гостя также можно указать в самой заявке, выделите заявку и используйте кнопку «Изменить заезд/заявку».

 
В окне заявки укажите ФИО гостя и сохраните заявку.

 
Если бронирование пришло со списком фамилий гостей, но пока непонятно какой гость в каком номере будет жить, то можно добавить гостей списком, а при заезде распределить их по заявкам. В нижней части окна откройте вкладку «Гости» и с помощью кнопки «Добавить гостя» добавьте гостей.

 
Для изменения группового бронирования откройте модуль «Бронирование», найдите необходимую бронь с помощью фильтра, а затем используйте кнопку «Изменить» на панели инструментов или в контекстном меню, далее внесите изменения и сохраните бронь.

 
Если необходимо внести изменения в заезд групповой брони (изменения будут выполнены для всех заявок в этом заезде), выделите его и используйте кнопку «Изменить заезд/заявку».

В открывшемся окне внесите необходимые изменения и сохраните заезд.
 
Если параметры заезда отличаются от параметров групповой брони, например, в заезде указали больше ночей, чем в самой брони, то появится сообщение:

Нажмите «Да» для пересохранения параметров.
 
Если необходимо внести изменения только в заявку групповой брони, выделите эту заявку и используйте кнопку «Изменить заезд/заявку».

В открывшемся окне внесите необходимые изменения и сохраните заявку.
 
Если параметры заявки отличаются от параметров заезда, например, в заявке указали больше ночей, чем в заезде, то появится сообщение:

 
Нажмите «Да» для выделения заявки в отдельный заезд.

 
Для удаления группового бронирования откройте модуль «Бронирование», найдите необходимую бронь с помощью фильтра, а затем используйте кнопку «Удалить/Восстановить» на панели инструментов или в контекстном меню.

 
Далее выберите причину удаления.

 
Если необходимо удалить заезд групповой брони, выделите его и используйте кнопку «Удалить заезд/заявку».

 
А затем выберите причину удаления.

 
Если в групповой брони удаляется последний заезд, то появится сообщение, в котором необходимо выбрать оставить ли бронь или аннулировать её.

 
Если необходимо удалить заявку групповой брони, выделите её используйте кнопку «Удалить заезд/заявку».

 
А затем выберите причину удаления.

 
Если в заезде удаляется последняя заявка, то появится сообщение, в котором необходимо выбрать оставить заезд для изменения и нового распределения или удалить его.

 
Для восстановления аннулированного бронирования откройте модуль «Бронирование», найдите необходимую бронь с помощью фильтра по аннулированным броням, а затем используйте кнопку «Удалить/Восстановить» на панели инструментов или в контекстном меню, далее внесите изменения и сохраните бронь.

 
После восстановления у брони автоматически изменится состояние с «Аннулированная» на «Активная».

 
 
* Доступно только в полной версии
* Удаление всей групповой возможно только в модуле «Бронирование».
* Удаление бронирования возможно только при нулевом балансе и наличии прав.