Создание юридического лица возможно через модуль "Договоры" или в окне "Список организаций", вызванном из карточки бронирования/поселения.
Через модуль "Договоры":
В окне "Список организаций":
Если организация создана из модуля "Договоры", то автоматически создается договор с наименованием "STANDART".
Если организация создана из окна "Список организаций", вызванного из окна бронирования/поселения, то автоматически договор не создается.
Создание юридического лица из модуля "Договоры".
Откройте модуль "Договоры" (Главная – Бронирование - Договоры) и используйте кнопку "Добавить юридическое лицо".
Откроется карточка юр. лица, которая разделена на 6 вкладок: "Организация", "Контакты", "Договоры", "Банки", "Статистика", "История"
.
Во вкладке "Организация" заносится основная информацию по юридическому лицу – наименование, адресные данные, контакты для связи и т.д.
Значение полей:
"Тип клиента" – тип клиента (юридическое или физическое лицо), которое проставляется автоматически при создании.
"Тип организации" – тип организации выбирается с помощью кнопки 
(по умолчанию "Корпоративные клиенты", "Собственники", "Турагенты", "Туроператоры", при необходимости можно дополнить: Главная – Договоры – Справочники – Остальные – Тип физического лица/Тип организации).
"Краткое наименование" – краткое наименование организации, например, “Рога и Копыта”.
"Полное наименование" – полное наименование организации, например, ООО "Рога и Копыта".
"Головная организация" – головная организация выбирается с помощью кнопки 
(выбирается тогда, когда у одной организации есть филиалы с таким же ИНН). Например, есть головная организация ООО “Компания ЮСИЭС” и у этой организации есть филиалы: ООО “Shelter”, ООО “Rkeeper”, ООО “StoreHouse” и у всех четырех организаций одинаковый ИНН. Чтобы была возможность всем организациям присвоить одинаковый ИНН – у филиалов необходимо выбрать головную организацию с соответствующим ИНН.
"Код” – краткий код организации.
"ИНН” – идентификационный номер налогоплательщика.
“КПП” – код причины постановки на учет.
“ОКПО” – общероссийский классификатор предприятий и организаций.
“ОКОНХ” – общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства.
“ОКВЭД” – сборник кодов, присвоенных видам деятельности компаний.
“БИН” – бизнес-идентификационный номер.
“ОГРН” – основной государственный регистрационный номер.
“Банк по умолчанию” – банк добавляется с помощью кнопки 
(вся информация (наименование банка, корреспондентский, расчётный счета, БИК) заполняется в окне “Банки”, после сохранения вся информация, введённая в окне “Банки”, будет отображаться в строке “Банк по умолчанию” раздела “Карточка организации”.
“Банк-корреспондент” – банк добавляется с помощью кнопки 
(банк-корреспондент – банк, выполняющий платежи и расчеты по поручению другого банка и за его счет на основе корреспондентского договора).
“Тип оплаты по умолчанию” – тип оплаты для организации выбирается с помощью кнопки 
.
“Контактное лицо” – контактное лицо для связи по работе с данной организацией добавляется с помощью кнопки 
(вся информация (ФИО, телефоны, почта) заполняется в окне “Контакты”, после сохранения вся информация, введённая в окне “Контакты”, будет отображаться в строке “Контактное лицо”.
“Генеральный директор” – генеральный директор добавляется с помощью кнопки 
по аналогии с контактным лицом (данные из этого поля выгружаются в такие печатные формы, как “Счет по брони”, “Акт о приемке выполненных работ”, “Дополнительный акт выполненных работ”).
“Главный бухгалтер” – главный бухгалтер добавляется с помощью кнопки 
по аналогии с контактным лицом (данные из этого поля выгружаются в печатную форму “Счет по брони”).
“Принимающее лицо” – принимающее лицо добавляется с помощью кнопки 
по аналогии с контактным лицом (данные из этого поля подтягиваются в поля “Физическое лицо (прибытие)”и “Физическое лицо (убытие)” карточки гостя во вкладке “Регистрация иностранного гостя” и используются в печатных формах “Уведомление о прибытии иностранного гражданина”, ”Уведомление об убытии иностранного гражданина” и “Уведомление об убытии иностранного гражданина (старое)”).
“Контакты для связи” – телефон, факс, e-mail, сайт добавляются с помощью кнопки 
.
“Адреса” - юридический, фактический, почтовый адреса (типы объектов будут отображаться в печатной форме “Уведомление о прибытии иностранного гражданина”).
“Наименование документа, подтверждающего право на предоставление иностранному гражданину помещения для фактического проживания” – наименование документа, например, свидетельство о собственности (для печатной формы “Уведомление о прибытии иностранного гражданина”).
“Реквизиты документа, подтверждающего право на предоставление иностранному гражданину помещения для фактического проживания” – реквизиты документа, например, номер и дата (для печатной формы “Уведомление о прибытии иностранного гражданина»).
“VIP-код” – VIP-код организации выбирается с помощью кнопки 
(информационное поле).
“Категория” – категория организации выбирается с помощью кнопки 
(информационное поле).
“Ведущий менеджер” – ведущий менеджер, ответственный за создание/работу с организацией, выбирается с помощью кнопки 
.
“Примечание” – текстовое поле для ввода примечания/особенности по данной организации.
“Логин” – логин от личного кабинета для работы с тур. агентствами.
“Пароль” – пароль от личного кабинета для работы с тур. агентствами.
“Внешние системы” – внешние системы для интернет-бронирования.
“Не разрешать онлайн бронирование” – настройка, с помощью которой можно отключить работу связи с личным кабинетом (запрет на выгрузку броней).
“Цвет брони по умолчанию” – цвет выбирается с помощью кнопки 
(если выбран определённый цвет, то при создании брони от данной организации брони будут окрашены в этот цвет).
“Генеральное агентство” – частная доработка (на данный момент не используется).
“Не начислять штрафы при аннулировании брони” – опция, с помощью которой не будет начисляется штраф за незаезд, если для всего отеля настроено начисление штрафов.
“Наименование подразделения МВД (для регистрации иностранных гостей)” – наименование подразделения по вопросам миграции территориального органа МВД России на региональном или районном уровне (для печатной формы ”Уведомление о прибытии иностранного гражданина (старое)”).
Во вкладке "Контакты" будут продублированы карточки гостей, если были заполнены поля: "Контактное лицо", "Генеральный директор", "Главный бухгалтер", "Принимающее лицо" во вкладке "Организация".
С помощью кнопок на панели инструментов можно добавить, отредактировать и удалить контакт, добавить карточку гостя из общего списка гостей и экспортировать контакты в Excel.
Во вкладке "Договоры" добавляется информация о всех заключённых договорах с юридическим лицом. Для создания договора используйте кнопку "Добавить" и заполните данные договора.
Значение полей:
“Организация-собственник” – организация-собственник устанавливается автоматически.
“Гостиница” – гостиницы, в которой будет использоваться данный договор, выбирается с помощью кнопки 
(актуально для тех, у кого в одной базе несколько отелей). В карточке организации к просмотру доступны все договоры, а редактировать можно только те договоры, которые были добавлены в текущей гостинице.
“Организация” – организация-заказчик устанавливается автоматически.
“Плательщик” – организации-плательщик устанавливается автоматически (как правило, плательщик = организация).
“Тип договора” – тип договора выбирается с помощью кнопки 
(тип договора не влияет на действие договора при выборе иных условий, поскольку является информационным, по умолчанию заведены такие типы, как квота категорий, квота номеров, размещение наличное, размещение безналичное, которые при необходимости можно дополнить в настройках справочников модуля “Договорная работа” (Справочники – Договоры – Типы)).
“Статус договора” – статус договора выбирается с помощью кнопки 
(статусов договоров может быть множество, но по факту под каждым статусом подразумевается закрыт договор или открыт, если договор открыт, то в него есть возможность внести каике-то правки, если же договор закрыли, то правки невозможны, все его условия, настройки игнорируются - только создание нового договора, по умолчанию заведены такие статусы, как закрытый и на подпись, которые при необходимости можно дополнить в настройках справочников модуля “Договорная работа” (Справочники – Договоры – Статусы)).
“Номер” – текстовое поле для ввода номера договора.
“Наименование” – текстовое поле для ввода наименования договора (рекомендуется прописывать название договора, например, “Скидка 10%”, для удобства отображения данного договора при выборе в бронировании/поселении, иначе при выборе договора будет отображаться пустое пол).
“Категория договора” – категория договора выбирается с помощью кнопки 
(справочник категорий договоров создаётся в настройках справочников модуля “Договорная работа” (Справочники – Договоры – Категории), с помощью созданных категорий договоров в фильтре можно отсортировать договоры по категориям).
“Дата подписания” – дата подписания договора.
“Период действия”
“действует с” – дата начала договора.
“действует по” – дата окончания договора.
“Дополнительная информация” – текстовое поле для дополнительной информации по договору.
“Используется по умолчанию для “Нота Бена” – опция для настройки интеграции с “Нота Бена”.
“Используется по умолчанию при бронировании” – настройка, с помощью которой данный договор будет использоваться по умолчанию при бронировании.
“Использовать по умолчанию при импорте из банка” – персональная доработка для Литвы (не используется на других объектах).
“Контактное лицо” – выбор контактного лица по договору осуществляется с помощью кнопки 
.
Контактное лицо отображается при бронировании по данному договору в карточке бронирования / поселения.
“Ведущий менеджер” – пользователь, создавший договор (заполняется автоматически).
“Ответственное лицо” – выбор ответственного лица по договору осуществляется с помощью кнопки 
.
“Номер доверенности” – текстовое поле для ввода номера доверенности (поле активно при наличии родительского договора).
“Дата доверенности” – текстовое поле для ввода даты доверенности (поле активно при наличии родительского договора).
“Разрешать автоматическое увеличение квот по договору” – настройка, с помощью которой количество квот автоматически увеличивается при бронировании/поселении.
“Максимальное количество квот по договору” – настройка, с помощью которой устанавливается максимальное количество квот при автоматическом увеличении квот по договору.
“Скидка (I)” – скидка для индивидуального бронирования выбирается с помощью кнопки 
.
Скидка будет проставляться автоматически (скидка должна быть предварительно создана в справочнике Shelter).
“Скидка (С, G)” – скидка для группового, корпоративного бронирования выбирается с помощью кнопки 
.
Скидка будет проставляться автоматически (скидка должна быть предварительно создана в справочнике Shelter).
“Комиссия (I)” – комиссия для индивидуального бронирования выбирается с помощью кнопки 
.
Комиссия будет проставляться автоматически (комиссия должна быть предварительно создана в справочнике Shelter).
“Комиссия (С, G)” – комиссия для группового, корпоративного бронирования выбирается с помощью кнопки 
.
Комиссия будет проставляться автоматически (комиссия должна быть предварительно создана в справочнике Shelter).
“Процент за броню” – процент за броню по данному договору (процент за бронь должен быть настроен предварительно в настройках системы).
“Переопределять системные настройки” – настройка, с помощью которой процент за броню будет тот, который установлен в договоре, а не в общих настройках системы.
“Начислять простой номера” – настройка, с помощью которой осуществляется простой номера по данному договору (простой номера должен быть настроен предварительно в настройках системы).
“Запретить трансфер” – настройка, с помощью которой не осуществляется трансфер услуг с фолио поселения на фолио группы/организации.
“Запретить поселение по брони без оплаты” – настройка, с помощью которой по данному договору нельзя осуществить поселение по брони без оплаты (процент платежа не регламентируется)/
“Родительские договоры” – выбираются с помощью кнопки 
и используется в том случае, когда есть основной договор с определенными условиями, но эти условия по каким-либо причинам изменяются на некоторый период времени - создается новый договор, к нему крепится родительский договор и условия дочернего договора становятся приоритетными.
“Причина закрытия/удаления” – выбирается при удалении/закрытии договора. По умолчанию заведены такие причины, как окончание срока действия или ошибка, которые при необходимости можно дополнить в настройках справочников модуля “Договорная работа” (Справочники – Договоры – Причины отмены/закрытия).
Во вкладке "Банки" добавляется информацию о банке - название, корреспондентский счёт и БИК. Затем перейдите во вкладку "Информация о счетах" и укажите номер рассчётного счёта, выберите валюту и сохраните банк.
Значение полей:
"Краткое наименование" – краткое наименование банка, например, "Банк №1".
"Полное наименование" – полное наименование банка, например, ОАО "Банк №1"
"Корреспондентский счёт" – пропишите корреспондентский счёт банка.
"БИК" –БИК банка.
"SWIFT" –SWIFT банка.
"Контактное лицо" – контактное лицо для связи по работе с данным банком добавляется с помощью кнопки .
"Телефон городской" – городской телефон заполняется в карточке контактного лица.
"Телефон мобильный" – мобильный телефон заполняется в карточке контактного лица.
"Адреса" – юридический, фактический, почтовый адреса.
"Email" – электронная почта, по которой можно связаться с представителем банка.
"Сайт" – сайт банка.
"Телефоны" – телефоны, по которым можно связаться с банком.
"Примечание" – текстовое поле для примечаний.
"Генеральный директор" – генеральный директор банка добавляется с помощью кнопки по аналогии с контактным лицом.
"Главный бухгалтер" – главный бухгалтер банка добавляется с помощью кнопки по аналогии с контактным лицом.
"ИНН" – идентификационный номер налогоплательщика банка.
"КПП" – код причины постановки на учет банка.
"ОКПО" – общероссийский классификатор предприятий и организаций банка.
"ОКОНХ" – общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства банка.
"ОКВЭД" – сборник кодов, присвоенных видам деятельности компаний банка.
Во вкладке "Статистика" будет отображаться информация по данной организации - количество занятых номеров (групповых, индивидуальных, корпоративных броней) на данный момент, количество номеров выехавших гостей, общее количество номеров, сколько номеров забронировано. Также будет отображаться информация по количество прожитых ночей по данной организации и количество незаездов. В разделе "Финансы" можно посмотреть доход по проживанию, дополнительным услугам и средний тариф.
Выберите период и используйте кнопку "Обновить".
Во вкладке "История" будет отображаться информация по изменению данных организации в разрезе пользователей.
Выберите период и используйте кнопку "Обновить".
Создание юридического лица из окна "Список организаций".
Откройте карточку бронирования/поселения, в поле "Заказчик" используйте кнопку 
для открытия списка организаций и нажмите кнопку "Добавить". 
Откроется карточка организации - поля, выделенные жирным шрифтом, обязательны к заполнению. В поле "Тип клиента" выберите "Юридическое лицо".
Значение полей:
"Тип клиента" – тип клиента выбирается с помощью кнопки 
(юридическое или физическое лицо).
"Состояние" – состояние организации (у активных организаций состояние "Открытые", а удалённых организаций "Закрытые").
"Краткое наименование" – краткое наименование организации, например, "Рога и Копыта".
"Полное наименование" – полное наименование организации, например, ООО "Рога и Копыта".
"ИНН" – идентификационный номер налогоплательщика.
"КПП" – код причины постановки на учет.
"Тип организации" – тип организации выбирается с помощью кнопки 
(по умолчанию "Корпоративные клиенты", "Собственники", "Турагенты", "Туроператоры", при необходимости можно дополнить: Главная – Договоры – Справочники – Остальные – Тип физического лица/Тип организации).
"Канал продаж" – внешние системы для интернет-бронирования.
"Юридический адрес" – юридический адрес организации (страна, индекс, область, район, населённый пункт, улица, дом, корпус, строение, квартира(офис)).
"Фактический адрес" –фактический адрес организации (страна, индекс, область, район, населённый пункт, улица, дом, корпус, строение, квартира(офис)).
"Банк по умолчанию" – банк организации (наименование банка, корреспондентский и расчётные счета, БИК, валюта).
"Генеральный директор» – генеральный директор добавляется с помощью кнопки 
(данные из этого поля выгружаются в такие печатные формы, как "Счет по брони", "Акт о приемке выполненных работ", "Дополнительный акт выполненных работ").
"Главный бухгалтер" – главный бухгалтер добавляется с помощью кнопки 
(данные из этого поля выгружаются в печатную форму "Счет по брони").