The Warehouse module in Shelter CLOUD

Shelter CLOUD contains a warehouse management module. 

Important: The warehouse is only available in the new interface (https://cloud.shelter.ru/v1/homepage.html ), will not be added to the old one.

Before you start working with the warehouse, you need to add:

- Products

- Suppliers

You can add products and suppliers in the "Settings" section under "Products" and "Counterparties" respectively.

When adding a product, you must specify the units of measurement. 

By default, there will be one warehouse in the program. If necessary, you can add more and switch between them.

To add an item to the warehouse, click "Add delivery", select a warehouse, supplier, and add the necessary goods, specifying the quantity and purchase price.

A charge is added in the same way, but the supplier is not selected. In addition, you can add a charge by selecting the desired products on the " tab.Warehouse contents" and click " in the context menuWrite off".

Also, when selecting an item in stock, there is an item " in the context menu.Move". It allows you to mark that the product has been moved from one warehouse to another.

Sale from a warehouse

In order for the goods stored in the warehouse to be sold, you need to create an additionalthe service, specifying its sale price and which product it belongs to. For example, we will make towels available for sale. To do this, add an additionala service with the name "Towel", the price, and we indicate that when selling, you need to write off the Towel product from the warehouse.

Let's check that there are towels in stock.

And we will add a towel charge to the booking.

We see that there are fewer towels in the warehouse. 

Данная инструкция поможет вам начать работу с модулем «Склад», его настройкой и ежедневным использованием.

Активация модуля и доступ к нему

Модуль «Склад» является отдельной опцией и подключается по запросу. Если в интерфейсе вашего Shelter CLOUD нет блока «Склад», свяжитесь с вашим менеджером для добавления модуля в подписку.

Важно! Модуль «Склад» работает только в новом интерфейсе системы. Перейти в него можно по ссылке.

Если модуль подключен, но сотрудник его не видит, проверьте настройки прав доступа. Для работы со складом у учетной записи должно быть активное право Может видеть склады.

Чтобы добавить право:

1. Перейдите в раздел Настройки → Сотрудники;
2. Выберите нужного сотрудника и нажмите Редактировать;
3. Активируйте для него право Может видеть склады;
4. Сохраните изменения.

Настройки перед началом работы

Прежде чем приступать к складскому учету, необходимо внести в систему справочную информацию. Это делается в разделе Настройки:

• Товары (номенклатура): Создайте карточки всех товаров, которые планируете учитывать (например, «Полотенце», «Халат», «Гель для душа»). При создании товара система попросит указать единицу измерения (штуки, упаковки и т.д.). Набор единиц измерения является системным — вы можете выбрать нужное из предустановленного списка, добавлены все часто используемые варианты;

• Контрагенты (поставщики): Добавьте информацию о ваших поставщиках.

  

Управление складами и товарами

По умолчанию в системе будет создан один склад. Если у вас несколько точек хранения (например, основной склад и склад в отеле), вы можете добавить новые склады и легко переключаться между ними.

Как добавить новый склад

1. В разделе Склад кликните на название текущего склада;

2. В выпавшем списке нажмите кнопку +Новый склад;

3. Укажите название нового склада и сохраните данные.

   

Как добавить товар на склад (оприходование)

1. В разделе Склад нажмите кнопку Добавить поставку в правом верхнем углу;

2. Выберите склад, на который прибыл товар, и поставщика;

3. Добавьте нужные товары, укажите их количество и закупочную цену.

   Важно: Функция импорта списка товаров из Excel отсутствует. Все позиции добавляются вручную.

   

Как оформить списание товара

Существует два способа:

• Через кнопку Добавить списание: Процесс аналогичен добавлению поставки, но поле «Поставщик» отсутствует. Вы просто выбираете склад и товары для списания. Поле «Комментарий» можно использовать для указания причины (например, «бой», «порча»), но оно не является обязательным;

  

• Через содержимое склада: Перейдите на вкладку Содержимое, найдите нужный товар, нажмите на него правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт Списать.

  

Как переместить товар между складами

Если нужно перенести партию товара с одного склада на другой:

1. В разделе Склад перейдите на вкладку Содержимое;

2. Выберите нужный товар, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт Переместить;

3. Заполните карточку и сохраните перемещение.

   

Продажа товаров со склада гостям

Чтобы товары, которые хранятся на складе, можно было продавать гостям в рамках бронирования, их нужно связать с дополнительными услугами.

1. Создайте дополнительную услугу. Перейдите в раздел доп. услуг и создайте новую позицию. Например, услуга «Полотенце»;

2. Укажите цену продажи для гостя;

3. Настройте списание со склада: В карточке услуги укажите, что при ее продаже нужно списать конкретный товар.

   

Как это работает в бронировании

1. Убедитесь, что на выбранном складе есть необходимое количество товара (например, полотенец);

2. В бронировании гостя добавьте начисление за созданную дополнительную услугу (например, «Полотенце»);

3. После сохранения бронирования вы увидите, что количество товара на складе уменьшилось на соответствующее число.

   Важный нюанс при возврате: Если гость вернул товар, и вы отменили начисление за дополнительную услугу в бронировании — система автоматически вернет списанный товар обратно на склад. Повторно вводить его вручную не нужно.