Settings

Для работы с менеджером мероприятий необходимо создать типы ресурсов (конференц-зал, баня), затем ресурсы (конференц-зал №1, переговорная №2, баня №1, сауна №1), а также добавить тариф для расчёта стоимости бронирования ресурса.
 
Типы ресурсов
Для создания типа ресурса перейдите в «Настройки» - «Справочники», выберите раздел «Ресурсы» и откройте справочник «Типы ресурсов». По кнопке «Добавить» откройте карточку типа ресурса, укажите код типа ресурса, наименование, выберите соответствующую категорию – физкультурно-оздоровительный комплекс или конгресс-холл (при необходимости заранее добавьте новую категорию ресурса в справочнике категорий ресурсов), выберите гостиницу, если в одной базе несколько отелей, укажите максимальное количество мест, а затем сохраните карточку.

Значение полей:
«Код» - краткое наименование типа ресурса.
«Наименование» - полное наименование типа ресурса.
«Категория ресурса» - категория, к которой относится тип ресурса, список категорий подтягивается из справочника категорий ресурсов.
«Гостиница» - гостиница, к которой относится новый тип ресурса, список гостиниц подтягивается из справочника гостиниц.
«Осн. место/ Доп. место» - максимальное количество основных и дополнительных мест в типе ресурса.
 
После сохранения карточки новый тип ресурса будет отображаться в списке всех остальных типов ресурсов.

 
Ресурсы
Для отображения ресурса на шахматке менеджера мероприятий необходимо создать ресурс. Для создания ресурса перейдите в справочник «Ресурсы» и используйте кнопку «Добавить», выберите корпус (при необходимости заранее добавьте новый корпус в справочнике корпусов), тип ресурса, укажите этаж и номер ресурса и впишите наименование, а затем сохраните карточку.
Значение полей:
«Корпус» - корпус, к которой относится ресурс, список корпусов подтягивается из справочника корпусов.
«Тип ресурса» - тип ресурса, к которому относится ресурс, список типов ресурсов подтягивается из справочника типов ресурсов.
«Этаж» - этаж, на котором находится ресурс.
«Номер» - номер ресурса.
«Наименование» - наименование ресурс.
«Телефон» - номер телефон ресурса.
«Кол-во комнат» - количество комнат в ресурсе (информационное поле).
«Общая площадь» - общая площадь ресурса (информационное поле).
 
После сохранения карточки новый ресурс будет отображаться в списке всех остальных ресурсов.

 
Типы тарифов
После создания ресурса можно добавить для него тариф, для этого перейдите в справочник типов тарифов в разделе «Тарифы». По кнопке «Добавить» добавьте новый тариф, укажите код и наименование тарифа, выберите единицу измерения тарифа – час/сутки, сохраните карточку тарифа.

Значение полей:
«Корпус» - группа, к которой относится тип тарифа, список групп подтягивается из справочника групп тарифов.
«Код» - краткое наименование типа тарифа.
«Наименование» - полное наименование типа тарифа.
«Период действия тарифа» - даты, в которые доступен тип тарифа.
«Дополнительные услуги» - пакеты услуг, которые автоматически будут добавляться при выборе тарифа, доп. услуги подтягиваются из справочника пакетов услуг.
«Ед. измерения» - единица измерения, используемая для расчёта тарифа – час или сутки.
«Использовать для гостиницы» - гостиница, к которой относится новый тип тарифа, список гостиниц подтягивается из справочника гостиниц.
«Выходные дни» - выберите выходные дни для настройки тарифа с разной стоимостью в будни и выходные дни.
«Фиксированная стоимость тарифа» - установите данную настройку для использования тарифа с фиксированной стоимостью на любой период бронирования.
«Использовать настройку дополнительной стоимости» - установите данную настройку для использования тарифа с разной стоимостью на каждый день/час бронирования.
«Использовать стоимость, меняющуюся в зависимости от времени» - установите данную настройку для использования тарифа с разной стоимостью в определённое время.
«Разрешить ввод стоимости вручную при бронировании/поселении» - данную настройку можно установить только при создании нового тарифа, после сохранения карточки данная опция будет недоступна, установите данную настройку и выберите услугу, стоимость которой можно будет менять вручную (если в тарифе будет использоваться новая услуга, например, аренда, то необходимо заранее добавить новую услугу в справочнике услуг).
 
После сохранения карточки новый тип тарифа будет отображаться в списке всех остальных типов тарифов.

Более подробное описание создания тарифов тут.
 
Формирование тарифов
После создания типа тарифа необходимо указать стоимость тарифа для определённого ресурса. Для этого перейдите в справочник формирования тарифов в разделе «Тарифы», выделите ресурс и используйте кнопку «Изменить».
 
Откроется окно «Формирование тарифов» во вкладке «Выбор типа тарифа». Т.к. ресурс новый и для него ещё не настроены тарифы необходимо добавить новый тип тарифа, для этого используйте кнопку «Добавить».
 
После нажатия на кнопку «Добавить» открывается следующая вкладка – «Содержимое услуг в пакете», в левой части экрана сверху в поле «Тип тарифа» необходимо добавить новый тип тарифа.
 
По кнопке в поле «Тип тарифа» открывается список типов тарифов, выделите необходимый и нажмите «ОК».

 
После выбора типа тарифа для ресурса появится предупреждающее окно. Нажмите «Да» для продолжения настройки формирования тарифа,
 
а затем используйте кнопку «Добавить» для создания операции тариф-пакета.

 
Подтвердите создание новой операции тариф-пакета

 
После нажатия на кнопку «Добавить» открывается следующая вкладка – «Содержимое операции в пакете», в которой необходимо прописать стоимость услуги для каждой категории гостя. В левой части экрана в поле «Тип операции» выберите услугу для начисления из справочника услуг, в правой части экрана пропишите стоимость этой услуги для каждой операции, а затем сохраните изменения.
Более подробное описание настройки формирования тарифов здесь.
 
Особенности мероприятия
В программе по умолчанию уже заведены некоторые особенности мероприятия, которые отображаются в карточке мероприятия, а также в отчётах «Дополнительная информация по аренде зала» и «Дополнительная информация по питанию» (в данных отчётах будут отображаться только те особенности, которые уже есть в программе, новые не будут). Для создания новой группы особенностей в левой части экрана используйте кнопку «Добавить», укажите код и наименование.

 
Затем выделите эту группу и уже в правой части экрана используйте кнопку «Добавить». В карточке особенности укажите код и наименование. Если при указании особенности в карточке мероприятия должна начисляться дополнительная услуга, то выберите необходимую из справочника услуг и сохраните карточку.

 
Для начисления таких услуг через особенности откройте модуль «Мероприятия», создайте мероприятия, перейдите во вкладку «Особенности» и укажите количество для этой особенности.

 
Услуга, выбранная в особенности, автоматически отобразится во вкладке «Мероприятия» в поле «Дополнительные услуги».

 
Планы рассадок
В программе уже заведены несколько планов рассадок. Для добавления новой рассадки используйте кнопку «Добавить», укажите код и наименование, а затем сохраните карточку.
 
Планы рассадок выбираются в карточке мероприятия.

 
Категории мероприятия
В справочнике «Категории мероприятий» формируется список категорий мероприятий и пакетов услуг, которые относятся к определённым мероприятиям. Категории удобно использовать в том случае, если для мероприятия определённой категории существует стандартный пакет услуг. Для создания категории мероприятия используйте кнопку «Добавить» в левой части экрана, а затем укажите наименование категории и сохраните карточку.
 
Для создания пакета услуг категории мероприятия выберите категорию и используйте кнопку «Добавить» в правой части экрана. В карточке состава пакетов услуг мероприятия укажите услугу, количество этих услуг и стоимость.
Значение полей:
«Категории мероприятий» - категория мероприятия, для которой создаётся пакет доп. услуг.
«Услуга» - список услуг из справочника услуг.
«Количество» - количество начисляемых услуг.
«Подразделение» - список подразделений из справочника отделов.
«Ответственный» - список гостей с типами гостя «Клиент» и «Сотрудник».
«Стоимость» - стоимость услуги подгружается из справочника услуг, при необходимости введите стоимость вручную.
«Скидка» - сумма скидки, которая автоматически будет проставляться при начислении услуги.
«Примечание» - примечание по услуге.
 
Пакет услуг, созданный по категории, будет доступен к начислению при выборе категории мероприятия в самом мероприятии. Откройте модуль «Мероприятия», создайте мероприятие, выберите категорию, а затем добавьте услуги по категории.
 
Подтвердите добавление услуг по категории.

 
Весь пакет услуг, добавленный по категории, выгрузится в поле «Дополнительные услуги». При необходимости услуги можно изменить или удалить.